E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung im Zusammenhang mit Stapeldruck - Verständnisfrage

cmayer

Aktives Mitglied
Hallo zusammen,

ich habe hier eine Verständnis bzw. Verfahrensfrage bezüglich E-Rechnung im Stapeldruck.

Unsere Auftragsbearbeitung erstellt anhand von physikalisch vorliegenden Lieferscheinen Rechnungen und "sendet/druckt" diese in den Stapeldruck.
Dabei sind bei den Lieferscheinen / Rechnungen Kunden mit einfachen gedruckten Papierrechnung aber auch Kunden mit E-Rechnung enthalten.

Der Stapeldruck wird am Tagesende gedruck (auf den Standarddrucker). Heraus kommen dann lauter Papierrechnungen.

Nur wenn man die E-Rechnungen einzeln mit einem Druckprozess mit dem <Sage 100 E-Mail-Drucker> druckt, dann werden Mails mit der E-Rechnung im Anhang erstellt.

Gibt es einen Weg die Ausgabe aus einem Stapeldruck automatisch in Mail und Papierdruck aufzutrennen ?

Idealerweise würden die Rechnungen für Kunden mit E-Rechnung 1 x als "Kopie" gedruckt - und dann per Mail (original) versendet - und die restlichen Rechnungen als Ausdruck jeweils (Original und Kopie) gedruckt.

Was kann hier die Sage im Standard ?

Wie machen das eure Kunden in der Praxis ?
 
Wenn der Druck als Kopie beim Emailversand nicht benötigt wird, könnte man dies im Standard über die Belegzuordnung der Ansprechpartner lösen <im Adress- oder Kundenstamm im Register "Ansprechpartner"/Schaltfläche "Belegzuordnung">:
Bei den Kunden mit E-Rechnung einfach einen Ansprechpartner für die Rechnung zuordnen (bei dem AP kann dann auch die Emailadresse für den Rechnungsversand hinterlegt werden) und die Option "Original per E-Mail" auf "Ja" stellen.
Bei der Ausführung des Stapeldrucks werden dann nur diese Belege per Email versendet, der Rest wird gedruckt (solange im Druckprozess nicht der "<Sage 100 E-Mail>"-Drucker zugeordnet ist).

Wenn jedoch zusätzlich zum Emailversand noch eine Kopie gedruckt werden soll, müsste dies über einen weiteren Druckprozess gelöst werden:
In dem Druckprozess kann der Bericht zwei Mal eingefügt werden. In der Druckerzuordnung muss dann bei einem Bericht der "<Sage 100 E-Mail>"-Drucker zugeordnet werden. Den Druckprozess könnte man bei den Kunden über eine "Druckprozess-Variante" zuordnen.
Werden die Rechnungen über die Funktionen "Rechnungen erstellen" oder "Sammelrechnungen erstellen" generiert und es wird die Kopie benötigt, müsste man die Kunden ggf. über die Rechnungskreise aufteilen und die Erstellung in zwei Aufrufen mit der Wahl des jeweiligen Stapeldruckprozesses ausführen.
 
@ diakh - danke für die ausführliche Antwort.
Das mit dem Ansprechpartner und der speziellen E-Mail für diese Rechnungen hatte ich mir auch schon überlegt - der Hinweis auf "Original per E-Mail" war der entscheidende Tip.
Das Problem mit der "Kopie" bleibt dann allerdings bestehen.
In Richtung "Druckprozess- Variante" - und auch in Sachen Rechnungskreise für Sammelrechnungen hatte ich auch schon nachgedacht...
Alle diese Varianten sind aber keine wirklich "runde" Sache - wie hat Sage sich das eigentlich vorgestellt - die Hilfe gibt nicht viel her - und die verfügbaren Youtube-Videos zeigen immer nur den Versand einzelner Rechnungen.

Wie hat Sage das eigentlich mit der Archivierung der ausgehenden E-Rechnung gedacht? Die werden in beiden Varianten über das persönliche Postfach des jeweiligen Users versendet - könnte man diese auch zentral versenden ?

Ich glaube hier hilft am Ende nur ein DMS
 
Ein zentraler Versand ist leider nicht möglich. Man könnte die Emails jedoch in Kopie an ein zentrales Postfach senden?!
Am besten wäre sicherlich der Einsatz einer DMS-Lösung.
 
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