Belegzuornung / "Ansprechpartner zuordnen" für Mailversand

C

cmayer

Aktives Mitglied
Hallo in die Runde,

ich kämpfe aktuell mit der "Belegzuordnung" bzw. "Ansprechpartner zuordnen" im Adressstamm.

Als "Belegart" kann man hier u.A. "Auftragsbelege" oder "Lieferbelege" oder "Rechnungsbelege" etc. - sozusagen Belegartengruppen auswählen.

Wo ist denn in der Sage definiert was ein "Lieferbeleg" und was ein "Rechnungsbeleg" ist ?
Wo sind diese "Belegarten-Gruppen" definiert?

Aus der Tabelle KHKBelegartenAdressen werde ich nicht schlau - was sind das für Werte in der Spalte "Kennzeichen"?

Eine von mir angelegte Belegart "BAR-Rechnung" wird als "Rechnungsbeleg" gewertet - und daher an die bei "Rechnungsbelege" hinterlegte Mails versandt. Die BAR-Rechnung soll aber gedruckt werden und nicht per Mail versendet werden)
Gleiches gilt für die Proformarechnung (Standardbelegart)

Die konkrete Frage lautet:

Wo oder wie weist Sage die einzelnen Belegarten diesen "Gruppen" "Rechnungsbelege" oder als "Lieferbelege" etc. zu ?
 
Zuletzt bearbeitet:
cmayer schrieb:
Hallo in die Runde,

ich kämpfe aktuell mit der "Belegzuordnung" bzw. "Ansprechpartner zuordnen" im Adressstamm.

Als "Belegart" kann man hier u.A. "Auftragsbelege" oder "Lieferbelege" oder "Rechnungsbelege" etc. - sozusagen Belegartengruppen auswählen.

Wo ist denn in der Sage definiert was ein "Lieferbeleg" und was ein "Rechnungsbeleg" ist ?
Wo sind diese "Belegarten-Gruppen" definiert?

Aus der Tabelle KHKBelegartenAdressen werde ich nicht schlau - was sind das für Werte in der Spalte "Kennzeichen"?

Eine von mir angelegte Belegart "BAR-Rechnung" wird als "Rechnungsbeleg" gewertet - und daher an die bei "Rechnungsbelege" hinterlegte Mails versandt. Die BAR-Rechnung soll aber gedruckt werden und nicht per Mail versendet werden)
Gleiches gilt für die Proformarechnung (Standardbelegart)

Die konkrete Frage lautet:

Wo oder wie weist Sage die einzelnen Belegarten diesen "Gruppen" "Rechnungsbelege" oder als "Lieferbelege" etc. zu ?
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Ich kann das mal nachsehen. Aber tippen würden ich, dass er das über die Tabelle KHKVKBelegarten organisiert
 
Hi, danke für die Antwort.

Die Tabelle KHKVKBelegarten hatte Ich auch im Verdacht - konnte allerdings keine explizite Spalte dafür finden.

Ich bin tatsächlich ratlos, wo diese Einstellung gemacht wird.

Hat Jemand eine Idee?
 
cmayer schrieb:
Hi, danke für die Antwort.

Die Tabelle KHKVKBelegarten hatte Ich auch im Verdacht - konnte allerdings keine explizite Spalte dafür finden.

Ich bin tatsächlich ratlos, wo diese Einstellung gemacht wird.

Hat Jemand eine Idee?
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Ich hatte vor längerer Zeit auch diese Frage und da haben wir uns das mal näher angesehen. Leider gibt's da keine Einstellung... alles hard coded.
Soweit ich mich erinnern kann, bei den Standardbelegen über das Belegkennzeichen und bei custom-Belegarten entscheided die höchste Gleichgewichtswirkung, die in KHKVKBelegarten gesetzt ist, also GGBestellt, GGGeliefert, GGBerechnet.

...Update:
Meine Erinnerung war nicht mehr ganz frisch ... ich habe meine Aussage besser nochmal validiert. ;)

Man kann über den zweiten Buchstaben des Belegkennzeichen Einfluss nehmen.

VK-seitig gilt mit nachfolgender Priorisierung:

wenn 'P' dann Angebotsbelege
wenn 'R' dann RahmenvertragVK
wenn 'V' dann Auftragsbelege
wenn 'L' dann Lieferbelege
wenn 'F' dann Rechnungsbelege
wenn BKZ='COL' dann Warenbewegungsbelege (intern)

wenn alles zuvor nicht zutrifft:

wenn GGBerechnet<>0 dann Rechnungsbelege
wenn GGGeliefert<>0 dann Warenbewegungsbelege
wenn GGBestellt=0 dann Angebotsbelege


Hoffe das ist noch aktuell und das ich damit helfen konnte. :)
 
Zuletzt bearbeitet:
Oh jeh - schlimmer als befürchtet…

Ich prüfe das mit meinen Belegarten und gebe nochmals Rückinfo.

Hoffentlich kommt mit der Umstellung der Belegzuordnung auf AppDesigner eine Zuordnung pro Belegart. (Am flexibelsten wäre es wenn man diese „Beleggruppen“ selbst anlegen und einzelne Belegarten auch selbst zuordnen könnte).
Im Moment muss ich wohl mit der gegebenen Logik auskommen - und notfalls meine Belegarten (Belegkennzeichen) umbauen.

@ s.Teile - vielen Dank für die Info.
 
und hier die Rückmeldung:

absolut richtig s.teike - das ist die Logik - auch der part GGBerechnet....

Ich habe aber noch eine Frage:

Wirkt diese Logik (2. Buchstabe des Belegkennzeichens sowie GGBerechnet... ) wirklich "nur" auf die "Belegzuordnung" sprich den Versand der Belege an bestimmte Ansprechpartner/sonstige Mailadressen
- oder bekomme ich an anderer Stelle Probleme weil dort auch Abhängigkeit zum Belegkennzeichen bestehen ?
Ist da was bekannt?
 
Hi,

es gibt einige Unterschiede zwischen Vorverkaufsbelegen und Verkaufsbelegen. Wenn Du beispielsweise aus Deiner neuen Belegart einen Fertigungsauftrag anlegen wollen würdest, ginge das nicht mit Vorverkaufsbelegen (Buchstabe "P").

Auch sind die Vorgangslogiken anders. Also ja: Kann unterschiedlich sein. Zumindest bei "P" sollte man aufpassen.

Ich würde mich vom Kürzel möglichst nah an die gewünschte Standardfunktion hängen.

Wenn Du eine neue Bar-Rechnung anlegen willst, würde ich mich möglichst nah an das Belegkürzel der Sage-Rechnung hängen. In jedem Fall den zweiten Buchstaben identisch.

Lieber Gruß
MPollmer
 
Moin,
ich kann mich dem nur anschließen. Der zweite Buchstabe muss entsprechend seiner Funktion gesetzt werden. Eine Barrechnung muss also ein Kennzeichen wie zum Beispiel V(Verkauf)F(Faktura) und dann einen freien Buchstaben bekommen. (VFZ) ginge zum Beispiel. Ich habe nur nicht ganz verstanden, warum das beim Drucken mit den Ansprechpartnern problematisch sein soll. Wie der Beleg gedruckt wird, wird doch im Druckprozess durch die Standardbelegung gesteuert, und da kann man doch einfach sagen, das Barrechnungen einen eigenen Druckprozess haben, der immer auf einen physischen Drucker rausläuft.
 
Hi!

Wahrscheinlich ist in der Ansprechpartnerzuordnung die E-Mail-Steuerung hinterlegt, sodass unabhängig vom Druckprozess die E-Mail-Steuerung stattfindet.

Wäre aber vielleicht trotzdem eine Möglichkeit, dass man die Steuerung umstellt und organisiert, wie von planB vorgeschlagen. Hat alles Vor- und Nachteile. Zumindest sollte man die Option einmal durchdenken in der spezifischen Umgebung.

Lieber Gruß
MPollmer
 
planB schrieb:
Moin,
ich kann mich dem nur anschließen. Der zweite Buchstabe muss entsprechend seiner Funktion gesetzt werden. Eine Barrechnung muss also ein Kennzeichen wie zum Beispiel V(Verkauf)F(Faktura) und dann einen freien Buchstaben bekommen. (VFZ) ginge zum Beispiel. Ich habe nur nicht ganz verstanden, warum das beim Drucken mit den Ansprechpartnern problematisch sein soll. Wie der Beleg gedruckt wird, wird doch im Druckprozess durch die Standardbelegung gesteuert, und da kann man doch einfach sagen, das Barrechnungen einen eigenen Druckprozess haben, der immer auf einen physischen Drucker rausläuft.
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:eek: Weil in der Belegzuordnung keine Belegarten aus KHKVKBelegarten stehen sondern es allgemein gehalten ist. (Lieferbelege, Rechnungsbelege etc)
 
planB schrieb:
Moin,
ich kann mich dem nur anschließen. Der zweite Buchstabe muss entsprechend seiner Funktion gesetzt werden. Eine Barrechnung muss also ein Kennzeichen wie zum Beispiel V(Verkauf)F(Faktura) und dann einen freien Buchstaben bekommen. (VFZ) ginge zum Beispiel. Ich habe nur nicht ganz verstanden, warum das beim Drucken mit den Ansprechpartnern problematisch sein soll. Wie der Beleg gedruckt wird, wird doch im Druckprozess durch die Standardbelegung gesteuert, und da kann man doch einfach sagen, das Barrechnungen einen eigenen Druckprozess haben, der immer auf einen physischen Drucker rausläuft.
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Wie auch MPollmer bereits geschrieben hat, wird an Rechnungsbelegen hinterlegt sein, dass der Druckprozess übersteuert und der Versand der Rechnungen per E-Mail je nach Kunde erzwungen wird. Genau das soll bei den BAR-Rechnungen nicht passieren, jene sollen ausschließlich physisch gedruckt werden. Dahingehend dürfte dann eben der zweite Buchstabe des Belegkennzeichen kein "F" sein.
Dummerweise tendiert Sage stark dazu Logiken hard zu codieren und es ist nicht ausgeschlossen, dass es andere ungewünschte Effekte gibt. Bekannt ist mir da ad hoc jedoch auch nichts, außer die Thematik mit den Vorverkaufsbelegen.

Ich denke ich würde es einfach probieren mit einem abweichenden zweiten Buchstaben, denn die Steuerung über den Druckprozess erscheint mir ungünstig.
 
Der Hintergrund ist wie MPollmer schon richtig vermutet der E-Mail-Versand von Rechnungen.

Wir versenden neben klassischen Postversand unsere Rechnungen auf Wunsch auch elektronisch.
In der Regel wollen die Kunden Rechnungsbelege an eine spezielle Mail-Adresse.
Die Belegzuordnung bei den Ansprechpartnern ermöglicht die Eingabe einer definierten E-Mail-Adresse für die Belegart(-gruppe) "Rechnungsbelege".
Betroffen sind dann alle Belege, die nach der obigen Logik als "Rechnungsbelege" erkannt werden.

Der Bearbeiter kann die Rechnunngen ungeachtet der Versandart erstellen und muss weder den Druckprozess beachten noch einen speziellen Drucker wählen.
Das System regelt das gemäß der Belegzuordnung. Das funktioniert beim Druck von einzelnen Rechnungsbelegen - aber auch beim Stapeldruck.

Eine "Barrechnung" wird bei uns hingegen am Tresen, direkt bei der Bezahlung erstellt und dem Kunden quittiert.

Nach obiger Logik wurde aber auch die Barrechnung als "Rechnungsbeleg" erkannt - und am Tresen ging dann eben das Mail-Fenster auf.

Ich hatte zwar kein "F" als zweiten Buchstaben genutzt - aber die Gleichgewichtsstatistik steht richtigerweise auf GGBerechnet -1.
Das "F" kann ich eben nicht verwenden, weil dann die Barrechnung direkt als "Rechnungsbeleg" erkannt wird.

Ich lösen das nun indem ich das "R" für meine Barrechnung nutze. Wir haben keine Rahmenverträge - und ordnen diese auch nicht per Belegzuordnung zu.
Eine andere "einfache" Möglichkeit sehe ich aktuell nicht - und hoffe auf die Überarbeitung des alten Dialogs auf AppDesigner Technik.

Der "elektronische Rechnungsversand" ist im Sage Standard nicht 100% praxisgerecht umgesetzt.
Die Rechnungen sind ohne DMS in Sage-Standard nur im Ausgangspostfach des jeweiligen Bearbeiters - was keine rechssichere Archivierung darstellt. Der Kunde erhält diese Rechnungen zudem nur mit der Absenderadresse des Bearbeiters. Ein "zentrales" Ausgangspostfach ist z.B. im Standard von Sage nicht möglich.
Wir nutzen ein DMS und können die Archivierung gewährleisten - die Absenderadresse des Bearbeiters - und der unnötige Mail-Dialog kann aktuell verschmerzt werden.

Nochmals vielen Dank an s.teike und die anderen Forumsmitglieder

Meine Frage zuletzt war allerdings, ob die von s.teike dankenswerterweise erklärte Logik sich "nur" auf die Belegzuordnung auswirkt - oder an anderer Stelle auch Auswirkungen hat - sprich mein "R" mir nun an anderer Stelle auf die Füße fällt"
 
Zuletzt bearbeitet:
Ah, ok... jetzt klärt sich endlich mal was "Rechnungsbelege" programmatisch sind. :)

Wir benutzen die Übersteuerung der Ansprechpartner nicht so gerne, sondern verwenden die Formularvarianten im Kundenstamm um Mail / Papier zu steuern. Bei Kunde die vor Ort auf Geschäftspapier drucken und per Mail mit PNG Hintergrund, kann ich dann zwei sauber getrennte Druckprozesse pro Variante definieren (Geltungsbereich muss auf "nur für diesen Mandanten" stehen) und der Mitarbeiter bekommt beim Druck immer die richtige Druckvariante vorgeschlagen. Dann kann ich auch bei der Barrechnung einen Druckprozess festlegen, der nur für Barrechnung / Variante Mail der Standard ist, und dort wieder einen physischen Drucker hinterlegen. Die Formularvariante steht mir auch als Spalte in den Belegauskünften und Kundenstamm zur Verfügung und so kann ich auch die Kunden zufrieden stellen, die am Tagesende möglichst einfach alle Papierrechnungen hintereinander weg drucken und dann alle Mailrechnungen hintereinander weg senden wollen.
 
planB schrieb:
Ah, ok... jetzt klärt sich endlich mal was "Rechnungsbelege" programmatisch sind. :)

Wir benutzen die Übersteuerung der Ansprechpartner nicht so gerne, sondern verwenden die Formularvarianten im Kundenstamm um Mail / Papier zu steuern. Bei Kunde die vor Ort auf Geschäftspapier drucken und per Mail mit PNG Hintergrund, kann ich dann zwei sauber getrennte Druckprozesse pro Variante definieren (Geltungsbereich muss auf "nur für diesen Mandanten" stehen) und der Mitarbeiter bekommt beim Druck immer die richtige Druckvariante vorgeschlagen. Dann kann ich auch bei der Barrechnung einen Druckprozess festlegen, der nur für Barrechnung / Variante Mail der Standard ist, und dort wieder einen physischen Drucker hinterlegen. Die Formularvariante steht mir auch als Spalte in den Belegauskünften und Kundenstamm zur Verfügung und so kann ich auch die Kunden zufrieden stellen, die am Tagesende möglichst einfach alle Papierrechnungen hintereinander weg drucken und dann alle Mailrechnungen hintereinander weg senden wollen.
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So machen wir es auch meistens :)
 
cmayer schrieb:
und hoffe auf die Überarbeitung des alten Dialogs auf AppDesigner Technik.
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Da würde ich mal nicht drauf hoffen.

Die reine Umstellung erfolgt ja (annähernd) 1:1, damit es zeitlich im Rahmen bleibt.

Die komplette Änderung der Programmlogik durch alle Modulteile wäre da ja ein immenser Aufwand, den Sage mit größter Wahrscheinlichkeit nicht in diesem Zusammenhang angeht.
 
planB schrieb:
Ah, ok... jetzt klärt sich endlich mal was "Rechnungsbelege" programmatisch sind. :)

Wir benutzen die Übersteuerung der Ansprechpartner nicht so gerne, sondern verwenden die Formularvarianten im Kundenstamm um Mail / Papier zu steuern. Bei Kunde die vor Ort auf Geschäftspapier drucken und per Mail mit PNG Hintergrund, kann ich dann zwei sauber getrennte Druckprozesse pro Variante definieren (Geltungsbereich muss auf "nur für diesen Mandanten" stehen) und der Mitarbeiter bekommt beim Druck immer die richtige Druckvariante vorgeschlagen. Dann kann ich auch bei der Barrechnung einen Druckprozess festlegen, der nur für Barrechnung / Variante Mail der Standard ist, und dort wieder einen physischen Drucker hinterlegen. Die Formularvariante steht mir auch als Spalte in den Belegauskünften und Kundenstamm zur Verfügung und so kann ich auch die Kunden zufrieden stellen, die am Tagesende möglichst einfach alle Papierrechnungen hintereinander weg drucken und dann alle Mailrechnungen hintereinander weg senden wollen.
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OK - auch ein Weg!?
aber:
Wie hinterlegt ihr dann die E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang?

Ich habe bislang noch nicht mit Formularvarianten bzw. Druckprozess-Varianten gearbeitet - aber dort kann ich dann den "Sage 100 E-Mail Drucker" zuordnen.
Die Formularvariante wird dem Kunden generell zugeordnet - aber eine Zuordnung zu einem Ansprechpartner - oder die Vorgabe einer speziellen Mail- Adresse geht doch dort gar nicht.
Bei einem Stapeldruck würden dann pro Rechnung (mit Formularvariante Mail) eine Auswahlbox mit allen verfügbaren Kunden-Mail-Adressen aufgehen - und man müsste die Adresse "händisch" auswählen - oder sehe ich das falsch?

@KMoser: ja ich hoffe die aktuelle Logik für die Belegzuordnung / Mail-Versand ist in einem Access- /VB- Programmteil hinterlegt, der tatsächlich komplett erneuert werden muss.
Dann kommt ein vernüftiger Programmierer eventuell auf die Idee, das solche hart- codierten Logiken nicht mehr zeitgemäß und in der Umsetzung und Pflege viel zu aufwändig sind.
Die gleiche Funktionalität kann er mit noch mehr Flexibilität in einer "Systemtabelle/Grundlagentabelle" erschlagen - und diese bei der Umstellung mit einem intelligenten SQL-Skript so befüllen, dass die vorhandenen Belegarten nach der bisherige Logik funktionieren.

Aber ja - wir wurden von Sage oft eines Besseren belehrt :rolleyes:
 
Hi!

Der Empfänger inklusive der E-Mail-Adresse wird identisch gepflegt. Der Druckprozess für den E-Mail-Versand wird nur nicht übersteuert.

Das Ergebnis bleibt vom Handling her gleich, ist aber in der Pflege flexibler, weil einige Dinge im Druckprozess hinterlegt sind, der aktuell übersteuert wird.

Ergänzung:

So kann eine Einstellung dazu aussehen:

1696589802426.png

Rechnungsbelege gehen an die Empfängerin Frau Schmidt (inklusive E-Mail-Adresse). Layout, Druckausgabe, Hintergrundbild etc. laufen aber über den Druckprozess.

Lieber Gruß
MPollmer
 
Genau so machen wir das. Und die Zeile "Rechnungsbelege" - "lt.Druckprozess" bedeutet dann, ich kann eben wieder sehr wohl für jedes Belegkennzeichen eine Beleges aus der Gruppe Rechnungsbelege ein anderes Standardverhalten über den Druckprozess steuern. Beim Druck selber wird dann immer die Standardauswahl je Beleg und je Formularvariante vorgeschlagen.
 
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