DMS weiteren Ordner als Eingang festlegen für bestimmte Nutzergruppe

[Malkie]

Guten Tag,

wir nutzen in der Firma vom Partner eingerichtet in Verbindung mit Sage das DMS System.
Dazu haben wir auf dem Server einen entsprechenden Ordner freigegeben und bei den entsprechenden Nutzern in der Buchhaltung und Einkauf als Netzlaufwerk eingebunden.
Das funktioniert alles wunderbar.

Doch jetzt sollen weitere Mitarbeiter diese Funktion auch nutzen können. Wichtig ist aber, dass Sie keins der Dokumente der Buchhaltung sehen dürfen. Der Partner meinte, man könnte nur ein Ordner als Eingangsordner für das DMS festlegen und könnte somit keine feinere Rechtegranulierung vornehmen.

Daher meine Frage kann ich irgendwie einen weiteren Ordner als Eingangsordner für das DMS bereitstellen, auf dem ich nur bestimmten Nutzern Rechte gebe?

 

[RalfSteiner]

Hallo,
normal regeln wir das über die Windows Rechteverwaltung. D.h. wenn die User auf Windowsebene keinen Zugriff auf den Inbox Ordner haben, dann auch nicht über das DMS.
Den Inbox Ordner kann man durchaus strukturieren, d.h. hier sind Unterordner und ähnliches möglich.

 

[Malkie]

Der Partner sagte uns, es kann nur einen Ordner geben
Dort wird dann automatisch von Sage ein Unterordner Inbox erstellt.
Dass man hier mit der Rechteverwaltung arbeiten kann, ist klar, mir geht es nur darum das ich nicht verstehe, warum man hier nur einen Ordner einrichten kann.

 

[RalfSteiner]

Also im DMS lässt sich tatsächlich nur 1 "Hauptordner" hinterlegen, das ist richtig.
Aber hier kann man ja dann einen Unterordner "Buchhaltung" machen, auf den nur wenige Zugriff haben.
Und dies dann halt auch für andere Gruppen.

 

[Malkie]

Danke für deine Antwort
Das würde bedeuten, ich könnten die Struktur wie folgt aufbauen:

Inbox/
├─ Buchhaltung/
├─ Einkauf/
├─ Außendienst/

Dann setze ich die entsprechenden Rechte auf die Ordner im Sinne des AGDLPs.
Müssen die Nutzer dann beim Nutzen des DMS was beachten?

 

[RalfSteiner]

Richtig, so müsste das umsetzbar sein.
Am besten vorher testen, ob es von den Berechtigungen so geht.
Beachten müssen die Benutzer dann normal nichts mehr.

 

[Bisut]

Selbst wenn der User kein Recht auf das Inbox Verzeichnis hat, so gibt es in der Sage die drei Punkte bei Auswahl der Dateien, von dort kann man auch auf ein anderes Verzeichnis ausweichen. Dem User, kann man in der Datenbank der Sage auch diesen Ordner hinterlegen. Obwohl es nur ein Inbox Verzeichnis gibt. So haben wir das schon bei einem DMS Projekt hinterlegt und das funktionierte bisher auch.

 

[Michael Koch]

Hallo zusammen,

in der DMS-Konfiguration des Sage 100-Administrators wird ein Standard-Inbox-Verzeichnis eingestellt. Dieses wird bei allen Benutzern vorgeschlagen, kann jedoch vom Benutzer auf sein individuelles Verzeichnis angepasst werden. Siehe folgende Screenshots:

Standard-Inbox-Verzeichnis


Persönliches Verzeichnis


PS: Das gilt für die DMS-Version 8.1. Womöglich ist das in älteren Versionen anders.

Viele Grüße
Michael Koch
bizz consult GmbH

 

[d.schmitt]

Selbst wenn der User kein Recht auf das Inbox Verzeichnis hat, so gibt es in der Sage die drei Punkte bei Auswahl der Dateien, von dort kann man auch auf ein anderes Verzeichnis ausweichen. Dem User, kann man in der Datenbank der Sage auch diesen Ordner hinterlegen. Obwohl es nur ein Inbox Verzeichnis gibt. So haben wir das schon bei einem DMS Projekt hinterlegt und das funktionierte bisher auch.

Hi, jop richtig, man muss nur aufpassen, wenn es den Ordner irgendwann aus irgendeinem Grund nicht mehr gibt oder der Zugriff blockiert wird, grad bei Netzordnern, hilft danach nur diesen über die Tabelle in der SAGE DB in der UsysPreference zu ändern für das Feld Inbox.
Wir hatten dazu schon einige Fälle, es kam dann immer auch eine Fehlernmeldung beim öffnend er Inbox bei dem User! Gruss