Verkaufsbeleg-Memo automatisch vom Kunden-Memo kopiert

[R. Diez]

Hallo alle:

Es ist mir aufgefallen, dass die Auftragsbestätigung (ein Verkaufsbeleg) ein Memo-Feld hat. Das wäre gelegentlich nützlich.

Dieses Feld ist aber von Anfang an mit einer Kopie des Kunden-Memo belegt. Das macht keinen Sinn. Schließlich kann das Memo bei Kunden inzwischen sich geändert haben. Dadurch wird die Datenbank auch unnötig größer.

Gibt es einen Weg, diese automatische Kopie abzuschalten? Ziel wäre, dass das Memo-Feld in der Auftragsbestätigung am Anfang leer ist.

Danke im Voraus,

 

[breithecker]

Hi,
mir ist keine Standardfunktion dafür bekannt.
Grüße

 

[planB]

Moin,
viele Mitarbeiter notieren im Kundenmemo spezielle Konditionen oder Logistikvorgaben für den jeweiligen Endkunden. Der jeweilige Stand des Kundenmemos zum Zeitpunkt der Erfassung des Auftrages wird so im Beleg gespeichert und steht auch in der Rückschau zur Verfügung. Das hat schon seinen Sinn. Für eine kurze Beschreibung, z.B. um was es im Auftrag geht, steht auch der Belegmatchcode zur Verfügung. Der ist initial immer leer und kann in allen Auswertungen und Suchen als Spalte mit eingeblendet werden.

 

[R. Diez]

> viele Mitarbeiter notieren im Kundenmemo spezielle Konditionen oder Logistikvorgaben für den jeweiligen Endkunden.

Ich denke, das wird oft nicht der Fall sein. Ich habe beobachtet, dass man darin allerlei Informationen über den Kunden schreibt, wie z.B. Telefonate mit den Kunden, weil z.B. irgendeine Rechnung noch nicht beglichen wurde. Das Memo-Feld kann dann sehr groß werden. Das alles automatisch in jede Bestellung zu kopieren ist nicht immer erwünscht.

Die Eingabemaske für die Bestellung stellt den Inhalt dieses Memo-Feld nicht dar. Die meisten Mitarbeiter bei uns hatten nicht gemerkt, dass das ganze Kundenmemo darin automatisch kopiert wird.

> Für eine kurze Beschreibung, z.B. um was es im Auftrag geht, steht auch der Belegmatchcode zur Verfügung. Der ist initial immer leer und kann in allen Auswertungen und Suchen als Spalte mit eingeblendet werden.

Ich habe auch beobachtet, dass der Matchcode für solche Zwecke oft missbraucht wird. Ich dachte aber, der Matchcode war für andere Zwecke gedacht, nämlich um die Suche zu vereinfachen.

Wenn spezielle Konditionen oder Logistikvorgaben für die Lieferung an einen Kunden tatsächlich oft im Memo-Feld der Bestellung gewünscht wird, dann würde ich lieber ein getrenntes Feld dafür beim Kunden einfügen.

Und ich würde auch zumindest die ersten Textzeilen des Memo-Felds darstellen, damit man gut merkt, dass etwas darin steht, und was für ein Inhalt das ist.

 

[KMoeser]

Ich denke, das wird oft nicht der Fall sein. Ich habe beobachtet, dass man darin allerlei Informationen über den Kunden schreibt, wie z.B. Telefonate mit den Kunden, weil z.B. irgendeine Rechnung noch nicht beglichen wurde. D

Wäre das nicht eher ein Thema für xRM bzw. CRM?
Würde ich zumindest in da empfehlen.
Im Memo ist das doch extrem unübersichtlich und man löscht schnell was - gerade bei großen Texten , das jemand anderes ggf. noch wissen möchte.

Wenn spezielle Konditionen oder Logistikvorgaben für die Lieferung an einen Kunden tatsächlich oft im Memo-Feld der Bestellung g

"..Lieferung an einen Kunden..." ist gemeint Direktlieferung vom Lieferanten zum Kunden?
Das würde ich auch eher nicht im Memo unterbringen, da das ja vermutlich auf die Bestellung gedructk werden soll, oder?

 

[R. Diez]

Wäre das nicht eher ein Thema für xRM bzw. CRM?
Würde ich zumindest in da empfehlen.
Im Memo ist das doch extrem unübersichtlich und man löscht schnell was - gerade bei großen Texten , das jemand anderes ggf. noch wissen möchte.

Dabei würden Sie auch mehr Komplexität und mehr Kosten empfehlen. Ein einfaches Memo-Feld reicht für viele Firmen aus.

"..Lieferung an einen Kunden..." ist gemeint Direktlieferung vom Lieferanten zum Kunden?
Das würde ich auch eher nicht im Memo unterbringen, da das ja vermutlich auf die Bestellung gedructk werden soll, oder?

Ich habe gemerkt, ich habe inzwischen "Bestellung" gesagt, aber ich meinte eingentlich "Auftragsbestätigung".

Was ich im Kundenmemo schreibe, sollte nicht in jeder Auftragsbestätigung (einem Verkaufsbeleg) kopiert sein, egal ob gedruckt oder nicht. Wenn jemand eine Notiz im Kundenmemo schreibt, hat er nämlich nicht in Kopf, dass die Notiz per Vorgabe (und auch noch auf dem Bildschirm versteckt) in allen Auftragsbestätigungen sein wird. Das Feld heißt ja "Kundenmemo" und nicht "Vorgabe für Auftragsbestätigungen". Es könnte sein, dass einige Mitarbeiter nur Zugang zu Auftragsbestätigungen haben, und nicht zu manchen (sensiblen?) Kundendaten, wie Speziallrabatten.

Ich kenne mich nicht so gut mit Warenwirtschaftssystemen aus, aber ich hätte gedacht, dass das Memo-Feld normalerweise nicht auf Belegen wie Auftragsbestätigungen oder Bestellungen gedruckt wird. Man wird wohl ein Feld für Informationen brauchen, die für Kunden oder Lieferanten nicht sichtbar ist, oder? Wenn ein solches Feld eher fuers Drucken auf Belegen gedacht wäre, sollte er wohl "Zusatzangaben für Bestellung/Auftragsbestätigung" heißen.

 

[KMoeser]

Wie @planB schon schrieb ist die Textübernahme eher als Funktion zu sehen.
Auch wir haben viele Kunden die gerne eine Kopie des Kunden-Memo zum Zeitpunkt der Anlage in der Auftragsbestätigung haben wollen.
Gerade wenn dort Sonderkonditionen drin stehen, ist das ja Auftragsrelevant und könnten sich zu einem späteren Zeitpunkt ja geändert haben.

Man kann ja einschalten, dass das Memo angezeigt wird.
Auch das wird häufig genutzt wenn dort relevante Daten stehen.

Wenn man dann das Memo nicht will, leert man es halt.
Wobei ich bisher nicht mitbekommen hab, dass es Platz-/Speicherprobleme wegen zu viel Memotexten gab.

 

[Bisut]

Im Standard kenne ich das auch nicht, aber wir haben eine Lösung von einem Partner dazu verwendet, damit man spezielle Memos pro Auftrag hinterlegen kann und damit auch weitere Dokumente z.B. PDF mit zu hinterlegen. Diese Lösung ist bereits im Einsatz und funktioniert.