Löschfristen

[CSage]

Laut Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist, zu dem sie erhoben wurden.
Sobald der Zweck entfällt (z. B. nach Vertragsende und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen), müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden.

Wie kann ich einzelne Kundendaten inkl. Rechnungen löschen?

 

[breithecker]

ChatGPT sagt:

Antwort: Du darfst (und musst) die Daten NICHT löschen, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.​

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Rechtslage konkret​

Wenn ein B2C-Kunde (also eine Privatperson) nach Erfüllung eines Auftrags die Löschung seiner Daten verlangt, musst du Folgendes prüfen:

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1. Handelt es sich um aufbewahrungspflichtige Daten?​

Ja, in der Regel schon – z. B.:

• Rechnung mit Namen und Adresse des Kunden
• Zahlungsnachweise
• Lieferscheine oder andere buchhalterisch relevante Unterlagen

Diese Daten unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO / § 257 HGB.

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2. DSGVO: Gibt es ein „Recht auf Löschung“?​

Grundsätzlich ja, aber mit Ausnahmen:

Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO: Das Recht auf Löschung besteht nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. steuerliche Aufbewahrung) erforderlich ist.

Du bist rechtlich verpflichtet, die Daten weiter zu speichern.

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Was musst du dem Kunden also mitteilen?​

Antwort an den Kunden – Mustervorschlag:​

„Vielen Dank für Ihre Anfrage zur Löschung Ihrer Daten. Da wir gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Unterlagen (z. B. Rechnungen) für bis zu zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 AO), können wir Ihre Daten derzeit nicht vollständig löschen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die betreffenden Daten automatisch gelöscht. Selbstverständlich verarbeiten wir Ihre Daten in der Zwischenzeit ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.“

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Was darfst du löschen?​

Du darfst alle Daten löschen, die nicht aufbewahrungspflichtig sind, z. B.:

• Marketingdaten
• freiwillige Kundenprofile
• Newsletter-Anmeldungen
• Website-Kontaktdaten, sofern sie nicht mit einem Geschäftsvorgang verknüpft sind

Diese kannst du sofort löschen, wenn der Kunde es verlangt (Art. 17 DSGVO).

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Fazit:​

Datenart	Beispiel	Reaktion bei Löschanfrage
Aufbewahrungspflichtig	Rechnung, Buchung, Lieferschein	Nicht löschen – Hinweis auf gesetzliche Pflicht
Nicht aufbewahrungspflichtig	Newsletter, Website-Kontaktformular, Profilbild	Löschen – sofort, DSGVO-konform

 

[CSage]

OK, und kann ich Rechnungen in der Warenwirtschaft löschen?

 

[breithecker]

Nein

 

[CSage]

Das müsste aber doch möglich sein für Rechnungen die ich aufgrund der Löschfrist löschen muss.

 

[GlanS]

Man kann die Geschäftsjahre in Sage100 über Sage Administrator löschen. Nach der Aufbewahrungsfrist könnte man das komplette Jahr inkl. Belege etc. löschen.

 

[CSage]

Ich möchte kein ganzes Jahr löschen, da wir ja noch Belege von Kunden in diesem Jahr haben, deren Vertrag noch läuft.

 

[GlanS]

Rechnungen aus dem aktuellen Jahr zu löschen / anonymisieren geht rechtlich nicht

 

[CSage]

Konkreter Fall: Ich möchte alle Dokumente eines Kunden mit Vertragsende 2014 löschen. Andere Dokumente aus 2014 aber behalten.

 

[breithecker]

aus meiner Sicht ist das nicht möglich.

 

[KMoeser]

Ich kenne da auch keine Lösung außer dem kompletten Löschen.

Eine Anmerkung noch zur Löschfrist:
Die 10 Jahre beginnen mit dem Ende des jahres in dem die Bilanz erstellt wurde.

Daher ist das Beispiel 2014 auch nicht ganz so ideal, da die Bilanz für 2014 frühstens in 2015 ggf. 2016 erst erstellt wurde.
Wurde die 2014er-Bilanz zB am 01.04.2016 erstellt, dann gilt der 31.12.2016 als Stichtag und man könnte frühestens am 01.01.2027 die Daten löschen.